第１５号（2005年９月）
劇場型選挙と評される衆院選が終わりました。ご存知の通り日本国の財政事情は極めて深刻な状況にあります。
そんな中、ますます強化されているのが税務調査。増え続ける赤字法人への調査も強化されています。
平成１６年度の税制改正では帳簿書類の保存期間の延長や法人税の更正期間が３年から５年に延長されました。
これらはより深く厳しい調査が実施されることを意味します。そこで、今回の特集は・・・
～ 帳簿書類にまつわるエトセトラ ～
基 本 編 帳簿書類の保存について
帳簿書類の種類と保存期間
|
区 分 |
帳 簿 書 類 の 例 |
法定保存期間 |
|
|
帳 簿 |
仕訳帳 現金出納帳 固定資産台帳 売掛帳 買掛帳 経費帳など |
７年間 |
|
|
決 算 書 類 |
貸借対照表 損益計算書 総勘定元帳 各種補助簿 棚卸表 など |
||
|
証 憑 書 類 |
現預金の出納、有価証券の取引関係 |
領収書 預金通帳 当座照合表 小切手控 手形控 借用書 有価証券売買計算書など |
|
|
棚卸資産関係 |
納品書 送り状 貨物受領書 入庫報告書 検収書など |
||
|
そ の 他 |
請求書 注文書 契約書 見積書 仕入伝票など |
||
|
商 法 関 係 |
定款 株主名簿 登記・訴訟関係書類 社内規則など |
永 久 |
|
|
株主総会議事録 取締役会議事録 監査役会議事録 決算書類など |
１０年 |
||
保存期間 は 申告期限 から数えます
例：平成１７年３月３１日決算分の場合、帳簿保存は平成２４年５月３１日まで必要です。
帳簿書類の整理のコツ
① 領収書はどこにファイルされているかわかればＯＫ。
② 請求書の業者別や内容別に分類せずに支払い順にファイルする。
野口悠紀雄氏によると、人間の脳は、時間的な記憶に優れているそうです。支払い順にしておくと後で思い出しやすいという点でオススメです。
請求書は支払ったときに、銀行の振込票と一緒にファイルすると楽です。
③ 固定資産台帳と、購入した物の見積書や請求書等を一緒にファイルする
特に、建物や附属設備を改装したり、除却したりしたときなど、経理処理の根拠がわかりやすくなります。
④ 決算終了後に不要な書類は残さない。付箋紙や不要なメモ書きも残さない。
税務調査の際、無用なトラブルの元となります。
⑤ 証拠となる文書は「紙」が望ましい。
訴訟の際、押印やサインのある紙文書を原本として保管することが証拠能力を高めます。
応 用 編
情況証拠の重要性
情況証拠とは証憑書類などがなくてもその時の様子から推定できる証拠をいいます。
税務調査の際、証憑書類がない場合には、会社の経営状況、社長の生活状況、店舗などの立地条件などを判断して証拠資料とします。
情況証拠は単独では証拠能力はありませんが、税務調査の際、調査官を納得させる資料が多いほど納税者には有利になります。
＋
証拠能力ＵＰ！！
証拠資料の整備と活用のコツ
① 領収書が手に入りにくいもの
旅費交通費、慶弔費、自動販売機での購入、請求書の発行を要求したのにもらえなかった場合などは
「支出した金額」、「相手先の住所」、「氏名」等を記録しておくことで、領収書に準じた取扱を受けられます。
② 証憑書類だけでは取引の実態が解明しにくいもの
交際費と誤解されやすい支出（例：福利厚生費や会議費）について、領収書だけでは証明できない場合でも、社内規定・文書や説明資料、私的なメモやカレンダーへの書き込みなどを活用することで、証明できる場合もあります。
③ 社内で一定の基準を設けて支出する費用がある場合
販売促進費、奨励金、売上割戻しなどのように自社内で一定の基準を設けて支出する費用がある場合には、それらの基準を明確にしたものが必要となります。
④ 確定日付を利用する
確定日付とは、証書が作成された日付に完全な証拠能力を与えるもので、代表的なものに内容証明郵便や公正証書の日付があります。債権の譲渡や債権放棄、建物等の賃貸借契約などに有効です。
（ 公正証書による情況証拠の利用例 ）
親子間の金銭の貸借の場合、返済が出世払いの状態だと借主に贈与税がかかってしまいます。
公正証書で、返済期間・返済金額・利率等を記載した金銭消費貸借契約書を作成するとよいでしょう。
（文責 税理士 森下裕子）